Личное дело работника школы: как вести и хранить

2019-12-02T11:32:36.216Z
0 2

Личное дело работника школы — документ кадрового персонального учета, содержащий основные сведения о педагоге. Ведется дело в течение всего срока работы специалиста в данном образовательном учреждении и обновляется по мере организационных или профессиональных изменений в его деятельности.

Быстрый переход по разделам:

  1. Что входит в личное дело.
  2. Личное дело работника школы: порядок ведения.
  3. Личное дело работника школы: как хранить.

Что входит в личное дело

Личное дело работника школы

Перечень документов в личном деле работника школы, а также порядок его ведения и оформления законодательством не установлены. Но оно содержит документы, которые законом отнесены к категории персональных данных, поэтому порядок ведения и доступа к личным делам работников школы необходимо установить локальным нормативным актом, согласно статье 87 ТК РФ. Этим же актом определяется и состав тех документов, которые хранятся в деле, а также сам порядок хранения.

Документы в личном деле работника школы подшивают в отдельную папку. Тем самым обеспечивается сохранность персональных данных и исключается возможность утери и случайного доступа к конфиденциальной информации. Для учета и регистрации папок с личными делами в школе ведут отдельную книгу учета.

Содержание личных дел государственных служащих установлено указом президента РФ от 30.05.05 № 609. Этим документом нужно руководствоваться и определяясь с перечнем бумаг, из которых будут формироваться личные дела педагогов. Первые документы, с которых начинается формирование дела, – те, которые предъявляет новый сотрудник при приеме на работу в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Но подшивать нужно только те бумаги, которые законом не отнесены к персональным данным.

Обратите внимание! Нельзя хранить в личном деле копии паспорта, карточки СНИЛС, документа об образовании и различных свидетельств, поскольку они являются персональными данными и необходимы для предъявления только в момент заключения трудового договора.

Примерный перечень документов в личном деле работника школы:

  1. Внутренняя опись.
  2. Личная карточка по учету кадров с дополнениями.
  3. Автобиография работника, если ее заполнение установлено внутренним нормативным актом школы.
  4. Заявление о приеме на работу.
  5. Характеристики и рекомендации с прежних мест работы.
  6. Должностная инструкция.
  7. Трудовой договор (контракт), а также все дополнительные соглашения, заключенные впоследствии.
  8. Приказы по личному составу, относящиеся к работнику и регулирующие его трудовую деятельность (это те распорядительные документы, которыми оформляют поощрения, переводы, дисциплинарные наказания, повышения, совмещение должностей, увольнение).
  9. Служебные, докладные и объяснительные записки.
  10. Копии документов о переобучении или повышении квалификации.
  11. Протоколы заседаний аттестационной комиссии, аттестационные листы.
  12. Расписка, подтверждающая, что работник согласен на обработку и хранение его персональных данных.
  13. Медицинские справки о прохождении предварительного и периодических медицинских освидетельствований.
  14. Благодарности и рекламации от родителей и учеников, отзывы должностных лиц.
  15. Заявление об увольнении.
  16. Лист-заверитель (оформляется по закрытии дела, перед передачей его на архивное хранение).

Обратите внимание! За отсутствие в личном деле разрешения педагога на обработку его персональных данных школу могут оштрафовать на сумму до 75 тыс. рублей, а ее директора – на сумму до 20 тысяч.

Чтобы избежать ситуаций, когда какие-то сведения о работнике при проверке окажутся устаревшими или неактуальными, отсутствующими в его личной карточке, возьмите с работника расписку в том, что он обязуется своевременно информировать работодателя об изменении личных данных.

Личное дело работника школы: порядок ведения

Работодатель с учетом специфики организационной деятельности образовательного учреждения разрабатывает и утверждает локальный нормативный акт – положение о личных делах работников школы. Этим актом регламентируется процедура ведения личных дел. Ответственным за нее назначается, как правило, сотрудник кадровой службы. Эта обязанность утверждается приказом директора или оговаривается должностной инструкцией.

Как правило, ведение личных дел работников школы осуществляется в следующем порядке:

  1. Личное дело работника школы заведите после того, как трудовой договор подпишут обе стороны и будет издан приказ о зачислении нового сотрудника в штат.  
  2. Оформите титульный лист. На нем укажите номера фонда, описи и дела в соответствии с утвержденной в школе номенклатурой дел, а также заголовок, наименование образовательного учреждения, фамилию, имя и отчество педагога, даты открытия и завершения дела, срок его хранения.

Личное дело работника школы

Образец титульного листа личного дела работника школы

  1. Оформите внутреннюю опись документов, подшиваемых в дело. Требования к ее оформлению утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Подпись под описью ставит сотрудник, ответственный за ведение личных дел работников школы.


Личное дело работника школы

Образец оформления внутренней описи

  1. По мере формирования дела и поступления новых документов дополняйте внутреннюю опись. Новые документы подшивайте в папку в хронологическом порядке, не забывайте указывать индексы, присваивать порядковые номера и указывать количество листов в каждом подшиваемом документе. Последний документ, который будет подшит в папку, – это приказ об увольнении работника.
  2. Итоговую запись сделайте после того, как работник уволится. В ней укажите данные об общем количестве документов, подшитых в папку, число листов в каждом из документов. Эти сведения укажите и в листе-заверителе. Внутреннюю опись подшейте в начало папки, лист-заверитель – в конец.
  3. Сдайте папку на хранение в архив школы.

Уже вскоре некоторые документы, участвующие в кадровом документообороте, начнут переводиться в электронный вид. Так, например, с 2021 года трудовые книжки начнут выдавать только в электронном виде, а в бумажном варианте их будут вести на предприятиях только тем работникам, которые попросят об этом работодателя, написав заявление.

С 2020 года начнется эксперимент по оформлению электронных трудовых договоров. Десять крупных работодателей, участвующих в эксперименте, разработают механизмы ведения и хранения кадровых документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях. Будут подготовлены и соответствующие поправки в законодательство, а также новые регламенты по ведению личных дел работников. Эксперимент продлится по 31 декабря 2022 года.

Личное дело работника школы: как хранить

Как правило, архивное хранение документов поручается приказом директора школы кадровой службе или секретарю. Для хранения личных дел работников школы и других документов, переданных в архив, используются специальные несгораемые шкафы, снабженные замками. Ключи от замков хранятся у ответственных лиц.

Сроки хранения, установленные нормативами для личных дел работников, составляют:

  • 50 лет для дел, которые были закрыты после 1 января 2004 года;
  • 75 лет для дел, закрытых до 31 декабря 2003 года.

Читайте также
Комментарии (2)
2019-12-02T11:32:36.216Z
0 2

Личное дело работника школы: как вести и хранить


Личное дело работника школы — документ кадрового персонального учета, содержащий основные сведения о педагоге. Ведется дело в течение всего срока работы специалиста в данном образовательном учреждении и обновляется по мере организационных или профессиональных изменений в его деятельности.

Быстрый переход по разделам:

  1. Что входит в личное дело.
  2. Личное дело работника школы: порядок ведения.
  3. Личное дело работника школы: как хранить.

Что входит в личное дело

Личное дело работника школы

Перечень документов в личном деле работника школы, а также порядок его ведения и оформления законодательством не установлены. Но оно содержит документы, которые законом отнесены к категории персональных данных, поэтому порядок ведения и доступа к личным делам работников школы необходимо установить локальным нормативным актом, согласно статье 87 ТК РФ. Этим же актом определяется и состав тех документов, которые хранятся в деле, а также сам порядок хранения.

Документы в личном деле работника школы подшивают в отдельную папку. Тем самым обеспечивается сохранность персональных данных и исключается возможность утери и случайного доступа к конфиденциальной информации. Для учета и регистрации папок с личными делами в школе ведут отдельную книгу учета.

Содержание личных дел государственных служащих установлено указом президента РФ от 30.05.05 № 609. Этим документом нужно руководствоваться и определяясь с перечнем бумаг, из которых будут формироваться личные дела педагогов. Первые документы, с которых начинается формирование дела, – те, которые предъявляет новый сотрудник при приеме на работу в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Но подшивать нужно только те бумаги, которые законом не отнесены к персональным данным.

Обратите внимание! Нельзя хранить в личном деле копии паспорта, карточки СНИЛС, документа об образовании и различных свидетельств, поскольку они являются персональными данными и необходимы для предъявления только в момент заключения трудового договора.

Примерный перечень документов в личном деле работника школы:

  1. Внутренняя опись.
  2. Личная карточка по учету кадров с дополнениями.
  3. Автобиография работника, если ее заполнение установлено внутренним нормативным актом школы.
  4. Заявление о приеме на работу.
  5. Характеристики и рекомендации с прежних мест работы.
  6. Должностная инструкция.
  7. Трудовой договор (контракт), а также все дополнительные соглашения, заключенные впоследствии.
  8. Приказы по личному составу, относящиеся к работнику и регулирующие его трудовую деятельность (это те распорядительные документы, которыми оформляют поощрения, переводы, дисциплинарные наказания, повышения, совмещение должностей, увольнение).
  9. Служебные, докладные и объяснительные записки.
  10. Копии документов о переобучении или повышении квалификации.
  11. Протоколы заседаний аттестационной комиссии, аттестационные листы.
  12. Расписка, подтверждающая, что работник согласен на обработку и хранение его персональных данных.
  13. Медицинские справки о прохождении предварительного и периодических медицинских освидетельствований.
  14. Благодарности и рекламации от родителей и учеников, отзывы должностных лиц.
  15. Заявление об увольнении.
  16. Лист-заверитель (оформляется по закрытии дела, перед передачей его на архивное хранение).

Обратите внимание! За отсутствие в личном деле разрешения педагога на обработку его персональных данных школу могут оштрафовать на сумму до 75 тыс. рублей, а ее директора – на сумму до 20 тысяч.

Чтобы избежать ситуаций, когда какие-то сведения о работнике при проверке окажутся устаревшими или неактуальными, отсутствующими в его личной карточке, возьмите с работника расписку в том, что он обязуется своевременно информировать работодателя об изменении личных данных.

Личное дело работника школы: порядок ведения

Работодатель с учетом специфики организационной деятельности образовательного учреждения разрабатывает и утверждает локальный нормативный акт – положение о личных делах работников школы. Этим актом регламентируется процедура ведения личных дел. Ответственным за нее назначается, как правило, сотрудник кадровой службы. Эта обязанность утверждается приказом директора или оговаривается должностной инструкцией.

Как правило, ведение личных дел работников школы осуществляется в следующем порядке:

  1. Личное дело работника школы заведите после того, как трудовой договор подпишут обе стороны и будет издан приказ о зачислении нового сотрудника в штат.  
  2. Оформите титульный лист. На нем укажите номера фонда, описи и дела в соответствии с утвержденной в школе номенклатурой дел, а также заголовок, наименование образовательного учреждения, фамилию, имя и отчество педагога, даты открытия и завершения дела, срок его хранения.

Личное дело работника школы

Образец титульного листа личного дела работника школы

  1. Оформите внутреннюю опись документов, подшиваемых в дело. Требования к ее оформлению утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Подпись под описью ставит сотрудник, ответственный за ведение личных дел работников школы.


Личное дело работника школы

Образец оформления внутренней описи

  1. По мере формирования дела и поступления новых документов дополняйте внутреннюю опись. Новые документы подшивайте в папку в хронологическом порядке, не забывайте указывать индексы, присваивать порядковые номера и указывать количество листов в каждом подшиваемом документе. Последний документ, который будет подшит в папку, – это приказ об увольнении работника.
  2. Итоговую запись сделайте после того, как работник уволится. В ней укажите данные об общем количестве документов, подшитых в папку, число листов в каждом из документов. Эти сведения укажите и в листе-заверителе. Внутреннюю опись подшейте в начало папки, лист-заверитель – в конец.
  3. Сдайте папку на хранение в архив школы.

Уже вскоре некоторые документы, участвующие в кадровом документообороте, начнут переводиться в электронный вид. Так, например, с 2021 года трудовые книжки начнут выдавать только в электронном виде, а в бумажном варианте их будут вести на предприятиях только тем работникам, которые попросят об этом работодателя, написав заявление.

С 2020 года начнется эксперимент по оформлению электронных трудовых договоров. Десять крупных работодателей, участвующих в эксперименте, разработают механизмы ведения и хранения кадровых документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях. Будут подготовлены и соответствующие поправки в законодательство, а также новые регламенты по ведению личных дел работников. Эксперимент продлится по 31 декабря 2022 года.

Личное дело работника школы: как хранить

Как правило, архивное хранение документов поручается приказом директора школы кадровой службе или секретарю. Для хранения личных дел работников школы и других документов, переданных в архив, используются специальные несгораемые шкафы, снабженные замками. Ключи от замков хранятся у ответственных лиц.

Сроки хранения, установленные нормативами для личных дел работников, составляют:

  • 50 лет для дел, которые были закрыты после 1 января 2004 года;
  • 75 лет для дел, закрытых до 31 декабря 2003 года.
Читайте также
Комментарии (2)